در کشور ما با آنکه هر ساله تعداد زیادی همایش در حوزه های مختلف برگزار می گردد اما همیشه برگزاری آنها برای برگزارکنندگان یک فرآیند زمان گیر و پر زحمت بوده است. در برخی مواقع با وجود زحمت های فراوان عوامل اجرایی، در مواردی ناهماهنگی هایی رخ می دهد که اعتبار همایش را خدشه دار می کند. از جمله می توان به ناهماهنگی هایی که در زمانبندی سمینارها، پارکینگ، غذاخوری، توزیع هدایا، تردد در سالن ها و غیره رخ می دهد اشاره نمود. برای آنکه بتوان بخش زیادی از این مشکلات را مرتفع نمود نیاز است که ابزاری در اختیار مدیریت همایش قرار گیرد تا از طریق آنها بتواند با توجه به تعداد و نوع شرکت کنندگان، منابع موجود را بطور مدیریت شده تقسیم نماید.

برای این منظور شرکت پارسان راهکاری با نام مدیریت هوشمند همایش مبتنی برRFID  طراحی و ارائه نموده است که می تواند ابزاری قدرتمند در دست مدیریت همایش باشد تا از طریق آن قبل، حین و بعد از همایش تسلط کافی بر همه جزییات داشته و بتواند بر روی منابع موجود مدیریت مناسب را انجام دهد. این مجموعه برای همه موارد مشابه مانند کارگاه های آموزشی، نمایشگاه ها، دوره های تخصصی و غیره قابل استفاده می باشد.

برای تعریف اجزای یک همایش و استفاده از قابلیت های سامانه کافیست گام های زیر طی شوند:

• تعریف منابع: ثبت منابع موجود در همایش مانند: کلاس ها، سخنرانی ها، وعده های غذایی، پذیرایی ها، هدایا، پارکینگ و غیره با مشخصاتی مثل تاریخ و ساعت، ظرفیت و غیره
• تعریف گروه ها: معرفی گروه های شرکت کننده مانند: شرکت کنندگان اصلی، بازدید کنندگان، داوران، مهمانان ویژه، برگزار کنندگان و غیره
• تعریف افراد: ثبت مشخصات کامل افراد شرکت کننده در همایش و تعیین گروه کاربری آنها
• تخصیص منابع: تعیین منابع قابل استفاده برای هر یک از نفرات یا گروه های شرکت کننده
• تعریف دستگاه ها: تعریف نوع و محل دستگاه های کنترل دسترسی
• تعریف کارت ها: انتصاب افراد شرکت کننده به کارت های RFID
• برگزاری همایش: تعیین سطح دسترسی افراد، مشاهده وضعیت آنلاین همایش و ارسال پیامک
• اتمام همایش: دریافت گزارش های متنوع از همایش و جمع بندی

قابلیت های سامانه

• تعریف کلاس ها، دوره ها، سخنرانی ها و غیره در روزهای همایش با زمانبندی، ظرفیت و سایر جزییات
• تعریف وعده های غذایی و پذیرایی در طول همایش با زمانبندی، ظرفیت و سایر جزییات
• تعریف خدمات موجود در همایش مانند بسته های هدایا، پارکینگ و غیره
• تعریف گروه­های شرکت­کننده به صورت تفکیک شده مانند افراد عادی، داوران، مهمانان ویژه، برگزارکنندگان و غیره
• تعریف خدمات قابل ارائه به هر فرد یا گروه مانند وعده های غذایی، پذیرایی ها، شرکت در کلاس ها و غیره
• اختصاص کارت هوشمند RFID به هر نفر به صورت برنامه ریزی شده برای دسترسی به خدمات همایش
• تعریف دستگاه کنترل دسترسی در دو نوع کیوسک و دیواری متناسب با هر محل برای کنترل سطوح دسترسی
• امکان نمایش تصویر فرد در هر دو مدل دستگاه و نمایش سطح دسترسی آن
• تعریف پیامک­های هوشمند با متن پویا در رخدادها (مثلا ارسال پیامک خوش آمد با نام شخص به محض ورود)
• مشاهده وضعیت آنلاین همایش توسط مدیریت از نظر تعداد و محل افراد، منابع مصرف شده و غیره
• امکان ارسال پیامک گروهی توسط مدیریت همایش
• امکان برگزاری نظرسنجی و مسابقه از طریق پیامک
• امکان تهیه گزارش های متنوع در حین یا پایان همایش
• امکان استفاده بدون نیاز به تجهیزات شبکه در محل برگزاری
• استقرار نفرات شرکت در روزهای همایش برای همکاری در پذیرش و سایر خدمات پشتیبانی

مزیت استفاده از سامانه

• ایجاد جلوه زیبا و مدرن برای همایش و افزایش رضایتمندی شرکت کنندگان
• مدیریت بهینه امکانات و خدمات موجود در همایش برای شرکت کنندگان
• کاهش خطای انسانی در توزیع امکانات همایش
• ارائه گزارش وضعیت شرکت کنندگان در همایش به صورت آنلاین
• ارسال پیامک های اطلاع رسانی به صورت هوشمند و گروهی
• ایجاد فضاهای تبلیغاتی جدید برای جذب بهتر اسپانسرها